عملية الفوترة

في دورة المعاملة التقليدية، تُعدّ الفاتورة بعد إكمال عملية البيع والعقد. وظلت عملية الفوترة التقليدية دائماً جزءاً من المجموعة الأكبر من عمليات الأعمال في التجارة، بما يشمل تقديم الطلب وقبوله، وإنجازه، وتسليم السلع، والسداد النهائي. وتعتبر هذه عملية شراء للسداد من وجهة نظر المشتري، وأمر بالحصول على النقد من وجهة نظر البائع، وهذه المعاملات تقود إلى "العملية التجارية". ومن ناحية رؤية عملية الأعمال، فإن الفاتورة لا تُعدّ مستنداً معزولاً بل يأتي دائماً نتيجة للأنشطة الأخرى– أو مرتبطاً بها. وتشتمل جوانب سداد الفاتورة عادة على إنجاز السداد من مستلم الفاتورة استجابة لتفاصيل السداد المدونة في الفاتورة. وبالإشارة إلى أن الفاتورة هي جزء من السداد، هنالك روابط واضحة بين نظم السداد وعملية الفوترة. ويجدر ملاحظة أن الفاتورة ليست مستنداً مصرفياً. وترتبط عملية الفوترة بنظام السداد، ويجوز للبنوك أن تقدم خدمات إضافية مثل معالجة مسألة السداد، وتوزيع الفاتورة، وتمويل سلسلة الإمداد.

خلل النظم التي تعتمد على الأوراق

يُنظر إلى إصدار الفواتير الورقية وتبادلها من جميع الأطراف بأنه يؤدي إلى الحد من الرقابة الامثل والشفافية فيما يتعلق بالمنصرفات والإيصالات على الصعيد الفعلي والنظري. والافتقار لأوجه الرقابة، وعمليات الموافقة اليدوية المتسلسلة، وغياب رؤية شاملة من المؤسسات حول الحسابات القابلة للاستلام والسداد يمكن أن يؤدي إلى تأخير المدفوعات. وتحدث هذه الإطالة بشكل رئيس لاعتماد عملية الفوترة على إجراءات أخرى في ظل العملية التجارية مثل الأمر والاستلام. وهذا الوضع يولد تكاليف في سياق الفائدة والتخفيضات المفقودة، وتتمثل العيوب الأساسية في عملية الفوترة التقليدية فيما يلي:

  • حدوث أخطاء من الجانبين عند إدخال البيانات؛
  • ارتفاع تكاليف التشغيل لكل فاتورة من جانب المرسل والمستلم؛
  • تكبد مزيد من التكاليف في حالات الأخطاء والنزاعات؛
  • مشاركة نظم متعددة في الفوترة التقليدية.

إرشادات التنفيذ

هنالك حاجة لتبادل الفواتير بين البائع والمشتري، ورغم أن النماذج الالكترونيةقد أضحت الآن متوافرة، إلا أن الطرق الأكثر شيوعاً في تبادل الفواتير هي البريد، وفي حالة المعاملات المباشرة نجد أن الطريقة الشائعة هي تسليم الفاتورة مباشرة إلى العميل. ولعل المشكلة الأساسية المتعلقة بالمعالجة اليدوية هي أن الأوراق ظلت راسخة في عملية الفوترة بين الكيانات من كل الفئات.
تعتبر عملية الفوترة خطوة هامة في التجارة، حيث أنها تمثل إنطلاقة البداية لعملية السداد بين الشركاء التجاريين. وأثر التكنولوجيا مهم في تيسير مساعي الشركات المستمرة للحد من المستندات التي تعتمد على الأوراق. ويمكن تبسيط العملية عبر مواءمة عناصر البيانات والتصميمات الموحدة للمستندات أو الصيغ المستعملة (مثلما نصت عليه التوصية رقم 6 الصادرة عن لجنة الأمم المتحدة الاقتصادية لأوروبا) الهادفة للتعجيل باعتماد التبادل الالكتروني لمستندات الفاتورة (أي اتباع نهج الفوترة الالكترونية)

المراجع

إن الدراسة عن الفوترة الالكترونية التي قام بها الاتحاد المصرفي الأوروبي قدمت وصفاً متعمقاً عن السوق وتحليلاً عن الفوترة ، ولا سيما الفوترة الالكترونية. لمزيد من المعلومات يرجى الاطلاع على الموقع الالكتروني.